1. Cadastre a composição dos pratos

Para ter uma reposição de estoque organizada, conheça o fluxo de ingredientes do seu estabelecimento, não somente os produtos cadastrados individualmente no estoque, mas também a quantidade de insumos. No momento da montagem do cardápio, indique também a quantidade de ingredientes para cada prato. A partir disso, você terá o controle de quais são os produtos mais utilizados, como são as saídas e o volume de vendas semanal. Outro fator importante para o cadastramento correto é saber diferenciar quais são os alimentos perecíveis, que precisam estar mais frescos para o uso, ou seja, que são prioridade, e quais podem ser armazenados por mais tempo. Para otimizar esse controle é interessante também organizar os itens por categoria e subcategorias, isso ajuda a refinar o armazenamento e a ter uma descrição mais detalhada dos produtos no seu estoque. 

2. Defina o estoque mínimo

Leve em consideração as mudanças ao redor do seu estabelecimento para calcular seu público, assim como as variações de demanda durante feriados e datas comemorativas. Com esses dados fica mais claro qual será a quantidade que você precisará de cada produto durante períodos diferenciados. Para isso, investir em um software de gestão pode ajudar a agilizar todas essas etapas. Esse tipo de sistema sincroniza todas as informações da sua empresa disponibilizando dados como quais produtos acabam mais rápido, sazonalidade dos pedidos e pode-se inserir até mesmo a data de validade de produtos tornando mais prático o controle de uso desses ingredientes. Sem um estoque mínimo, o funcionamento do seu estabelecimento fica comprometido e não consegue oferecer um serviço de qualidade.

3. Defina o estoque máximo

Não é preciso somente controlar o que sai e entra do seu estoque, mas também a quantidade necessária para que o seu estabelecimento possa atender às demandas. Por isso, observe a rotina do seu bar ou restaurante, normalmente será mais fácil de notar que de fim de semana o movimento é maior do que de semana. Ainda assim, atente-se às variações para saber o que precisará comprar para atender a demanda de cada dia, ou seja, a quantidade máxima calculando também possíveis imprevistos. É de responsabilidade do gestor antecipar as variações, evitando assim a falta de ingredientes ou excedentes. O desperdício de alimentos é um dos principais problemas que leva restaurantes e bares à falência, levando em consideração que no Brasil, 15% do desperdício de alimentos ocorre em restaurantes (Fonte: WRI).  

4. Defina prazos de controle

A periodicidade da reposição de estoque dependerá de diversos fatores, por isso normalmente é feita ao longo do ano respeitando os períodos de maior demanda. Após algum tempo de observação e análise, ficará mais claro quais produtos requerem mais atenção para serem substituídos e quais precisam de mais cuidado com o armazenamento. A partir disso, o gestor conseguirá estipular datas para verificação do estoque de acordo com a rotatividade de cada produto. O histórico de contagens possibilita traçar um perfil de comportamento de cada produto dentro do estoque, o que é de grande importância pois controle de estoque está interligado a tudo, desde o início na preparação do cardápio até a determinação de quantos clientes o estabelecimento consegue atender.

5. Faça acompanhamento diariamente

A chave para uma boa gestão de estoque é o acompanhamento diário. Nesse momento, o software para gestão de estoque pode ajudar novamente, sempre aliado à supervisão feita pelo gestor. O sistema emite relatórios de movimentação de estoque com diferentes informações sobre seus produtos, atualizadas simultaneamente, incluindo o preço dos produtos, o que pode ajudar você a controlar seus gastos. É possível também programar avisos sobre quando é necessário realizar novas compras ou a venda de produtos excedentes. Como influência direta, controlar seu estoque regularmente pode aumentar seus lucros em até 20% ao ano, segundo empresas do ramo de alimentação. Sendo assim, a supervisão e organização do seu estoque pode melhorar significativamente os seus resultados, evitando prejuízos e ajudando no crescimento do seu negócio.