#1 Faça controle financeiro

O primeiro passo para conseguir organizar as finanças da sua empresa e reduzir custos é fazer o controle financeiro muito bem feito. Sem planejamento não é possível saber o que está sendo gasto, o que é prioridade e o que pode ser cortado das despesas. Faça um controle rigoroso do fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, indicadores de lucratividade, rentabilidade e endividamento, depois compare seus gastos e receitas para saber qual é a situação da sua empresa para que você possa definir objetivos de redução de despesas e prazos para cumprir essas metas.   

#2 Estude reduzir custos com despesas fixas

A partir das informações que você obteve com o planejamento, fica mais fácil identificar que despesas fixas podem ser reduzidas, sem comprometer a operação. Por exemplo, energia elétrica, telefone, impressão de documentos, material de almoxarifado, tipos de lâmpada utilizados, entre outros. O consumo consciente de energia elétrica deve ser uma parte relevante a ser considerada do orçamento, já que esse item pode representar até 40% dos custos de produção em uma empresa. Comunique também à sua equipe a proposta de reduzir gastos para que, em conjunto, possam colaborar e utilizar de forma consciente os recursos disponíveis, como: desligar os computadores após o expediente, apagar as luzes ao sair do ambiente, substituir copos descartáveis por canecas e copos de vidro, etc. Além disso, se alguma atividade pode ser terceirizada ou realizada home office, também ajuda a reduzir os custos internos.  

#3 Renegocie com os fornecedores

Renegociar com fornecedores não é sinônimo de pedir descontos. Dependendo do seu segmento, existem algumas alternativas criativas de negociar bonificações em troca de destaque no banner principal do seu site por exemplo, ou colocando o produto do seu fornecedor em destaque na sua gôndola ou propaganda. Se essa estratégia não for possível no seu negócio, tente analisar os contratos, prazos e condições de pagamentos, buscando sempre otimizar e reduzir os custos, mas levando em consideração o bom-senso, para que a negociação seja vantajosa para ambos os lados. Sempre que existem bons relacionamentos, as oportunidades se tornam muito maiores para todos os envolvidos, por isso, avalie as possibilidades, seja sempre honesto, busque por bons fornecedores e demonstre sempre segurança na hora de fechar negócio.  

#4 Otimize sua jornada de trabalho

Longas jornadas de trabalho não são sinônimo de produtividade. Quando é muito desgastante e vai muito além do tempo estabelecido ou as pausas necessárias não são respeitadas, maus hábitos surgem e prejudicam o período produtivo. Planeje as atividades diárias destacando as prioridades do dia ou da semana, concentrando-se no que é importante e fixe datas-limite para o cumprimento dessas metas. Entretanto, a gestão diária das atividades da equipe não pode se tornar uma questão de centralização e de microgestão, a interrupção constante na tarefa de cada membro da equipe torna as relações desgastantes e o trabalho, ineficiente. Automatizar alguns processos e testar métodos para gerenciar melhor o tempo, evitará distrações e interrupções como reuniões que podem ser reduzidas a um e-mail ou chamada no Skype. Você também pode utilizar o banco de horas como uma alternativa para reduzir os gastos com horas extras e dar liberdade para o seu colaborador decidir o momento de ficar até mais tarde para entregar um trabalho importante.  

#5 Utilize ferramentas estratégicas

Invista em ferramentas estratégicas que vão auxiliar na redução de custos, como por exemplo, softwares de automação envolvendo envio de e-mails, comunicação, gestão, análise de métricas, financeiro, contabilidade e nota fiscal eletrônica. Em pesquisa realizada pela Sage, com 670 profissionais de TI, em dez países, foi revelado que as empresas de médio porte apresentam economia de mais de 25% nos custos quando utilizam sistemas em nuvem. Algumas ferramentas requerem um investimento, como os softwares, que serão revertidos em lucro ao longo do tempo. Já outras ferramentas são gratuitas e você já pode começar a utilizar para ajudar na organização da sua empresa, como o Trello, uma plataforma de gerenciamento de projetos e equipes.
Analise em que setor a sua empresa precisa de melhorias e torne os processos mais eficientes, reduzindo gastos e investindo de forma muito mais vantajosa.